Sonderausgabe ordnungsgemäße Kassenführung

– 3 – Sonderausgabe 01 | 2017 PRAXISHINWEIS |  Werden neben der Hauptkasse Sonderkassen ge- führt, erfordert die Ordnungsmäßig- keit der Buchführung das Vorliegen von Nebenkassenbüchern für jede einzelne Sonderkasse. Form des Kassenbuchs Ein Kassenbuch kann wie folgt geführt werden: • handschriftlich als gebundenes Kas- senbuch in Buchform oder • als Loseblattsammlung in Form an- einandergereihter, retrograd aufge- bauter Kassenberichte oder • mithilfe spezieller „Kassenbuch“- Software (mit täglicher Festschrei- bung der Daten, sodass diese un- veränderbar sind). PRAXISHINWEIS |  Ungeachtet der rechtlichen Möglichkeit, eine offene Ladenkasse zu führen, empfiehlt sich eine Registrierkasse spätestens vor dem Hintergrund der Aufzeichnungs- pflichten nach § 22 UStG. 4. Elektronische Registrierkassen 4.1 Rechtslage bis Ende 2016 Für elektronische Registrierkassen gilt grundsätzlich eine Einzelaufzeich- nungspflicht. Das Bundesfinanzminis- terium (BMF 26.11.2010, Az. IV A 4 - S 0316/08/10004-07) sah jedoch in einem Schreiben aus 2010 (auch als 2. Kas- senrichtlinie bezeichnet) für EDV-Re- gistrierkassen ohne Einzelaufzeich- nung und ohne Datenexportmöglich- keit Erleichterungen vor, wenn diese nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können. Beachten Sie |  Dieses Zugeständnis war aber zeitlich befristet und endete zum 31.12.2016, sodass diese Geräte ab 2017 nicht mehr einsetzbar sind! Sofern noch nicht geschehen, sollte bzw. muss schleunigst in eine finanzamtskonfor- me Kasse investiert werden. 4.2 Rechtslage ab 2017 Nach der 2. Kassenrichtlinie sind bei Geschäftsvorfällen, die mittels Regist- rierkassen erfasst werden, insbeson- dere folgende Punkte zu beachten: Es müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungs- pflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbe- wahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speiche- rung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Was unter steuerlich relevante Einzel- daten zu verstehen ist, verdeutlicht fol- gendes Beispiel: ◼◼ Beispiel In einer Bäckerei werden am 2.3.2017 an den Kunden K folgende Brötchen und Croissants verkauft: • 3 Weizenbrötchen für 0,45 EUR pro Stück = 1,35 EUR • 3 Sesambrötchen für 0,40 EUR pro Stück = 1,20 EUR • 3 Croissants für 1,10 EUR pro Stück = 3,30 EUR K bezahlt 5,85 EUR in bar. Wenn die Betriebsprüfung diesen Sachverhalt prüft, muss sie diesen Vorgang in den gespeicherten Daten- banktabellen detailliert nachvollzie- hen können. Jedes einzelne verkaufte Brötchen bzw. Croissant muss er- kennbar sein. Ein ausschließliches Vorhalten aufbe- wahrungspflichtiger Unterlagen in aus- gedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Struk- turinformationen müssen in einem mit der Prüfsoftware der Finanzverwaltung (IDEA) auswertbaren Datenformat vor- liegen. Beachten Sie |  Alle steuerlich rele- vanten Daten (bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenände- rungsdaten) müssen jederzeit verfüg- bar, unverzüglich lesbar und maschi- nell auswertbar aufbewahrt werden. Die Feststellungslast liegt beim Steuer- pflichtigen! Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten innerhalb des Gerätes indes nicht möglich, müs- sen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger (beispielsweise USB-Stick, externe Festplatte) gespei- chert werden. Bei PC-(Kassen-)Systemen ist davon auszugehen, dass ausreichende Spei- cherkapazitäten vorhanden sind, um sämtliche Änderungsdaten auf einer internen Festplatte zu speichern. Aber auch bei diesen Systemen besteht die Möglichkeit der externen Datenspei- cherung, ggf. auf besonderen Archiv- systemen. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. Die konkreten Einsatzorte und -zeit- räume der EDV-Registrierkassen und PC-(Kassen-)Systeme sind zu proto- kollieren und diese Protokolle sind auf- zubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV (= Umsatzsteuer-Durch- führungsverordnung)). Außerdem müssen die Grundlagenauf- zeichnungen zur Überprüfung der Bar- einnahmen für jedes einzelne Gerät ge- trennt geführt und aufbewahrt werden. Die zu den Geräten gehörenden Organi- sationsunterlagen (u. a. Bedienungs- und Programmieranleitungen, Struktur- und Verfahrensdokumentation sowie sonstige Anweisungen zur Programmie- rung) müssen aufbewahrt werden. Soweit mithilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC- Cash, Elektronisches Lastschriftver- fahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvor- gänge und deren zutreffende Verbu- chung im Buchführungs- bzw. Auf- zeichnungswerk gewährleistet sein. 4.3 Ausblick Neben den bereits vorgestellten Ände- rungen durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grund- aufzeichnungen gibt es weitere gravie- rende Neuregelungen, die (zeitlich) wie folgt in Kraft treten werden. 4.3.1 Kassen-Nachschau ab 2018 Ab 2018 besteht für die Finanzverwal- tung die Möglichkeit einer Kassen- Nachschau . Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungs- gemäßen Erfassung von Geschäftsvor-