Mandantenbrief Sonderausgabe Verfahrensdokumentation 2018

– 4 – Sonderausgabe 01 I 2018 ↘ ↘ HAFTUNGSAUSSCHLUSS Der Inhalt des Rundschreibens ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt wor- den. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es notwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen. Das Rundschreiben ersetzt nicht die individuelle persönliche Beratung. können, dass er durch derartige Falsch- informationen in seiner Prüfung behin- dert wurde. Daher sollte nach der erstmaligen Ein- führung der Verfahrensdokumentation in zunächst kurzen Zeitabschnitten überprüft werden, ob alles tatsächlich so abläuft, wie es beschrieben wurde. Wenn nein, gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Die Abläufe werden an die Beschrei- bungen angepasst. Denn schließlich hat man sich ja bei der Erstformulie- rung etwas gedacht und auch vorge- nommen. 2. Die Verfahrensdokumentation wird an die tatsächlichen Abläufe ange- passt, weil man inzwischen bessere Erkenntnisse hat. Grundsätzlich muss dann aber eine neue Version erstellt werden. Beachten Sie |  Die Überprüfungsin- tervalle können nach der Einführungs- zeit verlängert werden. 10. Muster-Verfahrens- dokumentation Eine Verfahrensdokumentation „per Knopfdruck“ ist nicht möglich. Um die Prozesse verständlich darzustellen, sind schon etwas Zeit und Akribie not- wendig. Zudem ist zu beachten, dass die Ausgestaltung u. a. auch von der jeweiligen Branche und der vorhande- nen Digitalisierung abhängt. Checklisten und Muster dürften aber zumindest für Arbeitserleichterung sorgen. An dieser Stelle soll exempla- risch auf zwei Muster-Verfahrensdoku- mentationen hingewiesen werden: • • Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektroni- schen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege (gemeinsam erarbeitet durch die Bundessteuerberaterkammer und den Deutschen Steuerberaterver- band e. V., unter www.iww.de/s343) . • • AWV Muster-Verfahrensdokumen- tation zur Belegablage (erstellt durch den Arbeitskreis „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Orga- nisationstechnologien“ der Ar- beitsgemeinschaft für wirtschaftli- che Verwaltung e. V., unter www. iww.de/sl1716) . Die nachfolgende Tabelle ist ein aufbereiteter Auszug aus der AWV Muster-Verfah- rensdokumentation zur Belegablage (dort unter 3.2). Zuständigkeiten bei der Belegablage Das Verfahren der Belegablage ist im Kapitel ... in seinen Einzelschritten dargestellt. Im Folgenden werden die Mitarbeiter benannt, die jeweils zur Durchführung einzelner Verarbeitungsschritte eingewiesen und autorisiert sind. Tätigkeit Name, Vorname* Posteingang (konventionell in Papierform; zum digitalen Posteingang – insbesondere per E-Mail – vgl. unter ...) und Vorsortierung der relevanten Dokumente Identifikation der Belege inkl. Prüfung auf Echtheit (buchführungs-/ aufzeichnungspflichtige und somit aufbewahrungspflichtige Dokumente in Papierform als auch originär digital eingehende Dokumente) Prüfung der eingehenden Rechnungen (insbesondere auch elektroni- sche Rechnungen) im Hinblick auf die Vollständigkeit und Richtigkeit (insbesondere Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG) und im Hinblick auf die korrekte Übermittlung bei elektronischen Rechnungen (Gewährleis- tung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts sowie der Lesbarkeit) Digitalisierung von ursprünglich im Original in Papierform eingegange- nen Dokumenten Ablage der Belege in der vorgesehenen Ordnung Aufbereitung der Belege für die weitere Bearbeitung, insbesondere Buchung Weitergabe und/oder Entgegennahme/Rücknahme von Belegen an bzw. von Dritte(n) für Zwecke der (Aufbereitung, Buchung und/oder Archivie- rung) Archivierung der Belege nach der Erfassung in Grund(buch)aufzeich- nungen oder Buchungen Die postalische Entgegennahme, Identifikation, Ablage, Aufbereitung und Archivierung von Dokumenten mit Belegfunktion, die laut unterneh- mensinterner Vorgaben (vgl. Anlage ... ) als besonders schutzwürdig gelten, ist nur folgenden Personen gestattet Die Ablage erfolgt in diesen Fällen gesondert (auf einem eigenen Export-Datenpfad, der Zugang auf diesen ist nur diesen Personen gestattet, zur Sicherstellung dient (Verfahren, z. B. Login)). Zusätzlich sind die Dokumente individuell mit einem Passwortschutz zu versehen. Der Passwortschutz wird durch [Programmname, Version] sichergestellt. Freigabe zur Vernichtung von Papierbelegen (nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist) Die Vernichtung der originären Papierbelege erfolgt durch (interne Stelle/externen Dienstleister) Freigabe zur Löschung der digitalen Archivbestände (nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist) Löschung der digitalen Archivbestände * ggf. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im Unternehmen

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