Mandantenbrief Sonderausgabe Verfahrensdokumentation 2018

– 2 – Sonderausgabe 01 I 2018 der Unternehmer soll seine Verfahrens- dokumentation erstellen. Ob sie als ge- eignet anerkannt wird, entscheidet der jeweilige Betriebsprüfer. „Sicherheit“ wird wohl erst dann vorliegen, wenn sich die Finanzgerichte mit der Ausgestal- tung der Verfahrensdokumentation be- schäftigt haben. ◼◼ Anforderungen nach den GoBD GoBD Rn. 152: Die Verfahrensdoku- mentation beschreibt den organisato- risch und technisch gewollten Pro- zess, z. B. bei elektronischen Doku- menten von der Entstehung der Infor- mationen über die Indizierung, Verar- beitung und Speicherung, dem ein- deutigen Wiederfinden und der ma- schinellen Auswertbarkeit, der Absi- cherung gegen Verlust und Verfäl- schung und der Reproduktion. GoBD Rn. 153: Die Verfahrensdoku- mentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer techni- schen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Belege, Unterlagen und Dokumente in Papierform sind in der Verfahrensdo- kumentation wie elektronische Dateien zu berücksichtigen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüf- barkeit nicht beeinträchtigen (GoBD Rn. 141). Daraus lassen sich die wesentlichen In- halte einer Verfahrensdokumentation bestimmen: Allgemeine Beschreibung der • • Organisation des Unternehmens, • • Mitarbeiter-Verantwortlichkeiten (z. B. für bestimmte Aufgaben), • • Mitarbeiter-Tätigkeiten (z. B. für bestimmte Aufgaben), • • Tätigkeitsbereiche. Anwenderdokumentation (z. B. die Be- dienungsanleitung für sachgerechte Nutzung der eingesetzten EDV- bzw. IT- Systeme). Bei der technischen Dokumentation geht es um die Beschreibung der EDV- Umgebung. Zu beantworten sind u. a. folgende Fragen: • • Welche Software wird genutzt? • • Welche Hardware, Netzwerke, ASP- oder Cloud-Anwendungen sind im Einsatz? • • Welche Daten-Strukturen beste- hen? • • Wie arbeiten die einzelnen EDV- Bereiche (z. B. Schnittstellen für Datenübertragungen) zusammen? • • Wie sind Datenschutz und Datensi- cherung organisiert? Bei der Erstellung der Betriebsdoku- mentation geht es um die Beschreibung der Belegorganisation sowie der Ein- haltung der Vorgaben der Software- Programme. Gerade bei KMU überschneiden sich die Bereiche. Da jeder Beleg Auswir- kungen auf die Inhalte eines oder meh- rerer DV-Systeme haben kann, also Be- standteil eines Vorsystems sein kann, müssen auch die Abläufe der Vor- und Nebensysteme beschrieben werden. Die Darstellung muss Struktur, Aufbau und Ergebnisse aller EDV-Verfahren voll- ständig und schlüssig umfassen. Als DV-System im Sinne der GoBD gel- ten insbesondere das Hauptbuchfüh- rungssystem und die Vor- und Neben- systeme, z. B. Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kas- sensysteme, Zahlungsverkehrssystem, Geldspielgeräte sowie die Behandlung und Bearbeitung von Eingangsrech- nungen und Ausgangsrechnungen. Falls vorhanden, gehören auch Syste- me wie Taxameter, elektronische Waa- gen, Materialwirtschaft, Zeiterfassung, Archivsystem und Dokumentenmana- gementsystem zu den DV-Systemen. Beachten Sie |  Soweit Schnittstellen zwischen den DV-Systemen bestehen, sind diese zu beschreiben. 4. Internes Kontrollsystem Für die Einhaltung der Ordnungsvor- schriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen müssen Steuerpflich- tige Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren (z. B. Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen). Die konkrete Ausgestaltung des Kon­ trollsystems ist abhängig von der Kom- plexität und Diversifikation der Ge- schäftstätigkeit, der Organisations- struktur sowie des DV-Systems. MERKE |  Die Beschreibung des für jeden Unternehmer unverzichtbaren internen Kontrollsystems (IKS) ist Be- standteil der Verfahrensdokumentation (vgl. Rn. 102 der GoBD). Ein funktionierendes IKS kann auch bei Fehlerberichtigungen des Steuer- pflichtigen von enormer Bedeutung sein. Hier stellt sich nämlich oft die Frage, ob eine „einfache“ Berichtigung nach § 153 der Abgabenordnung (AO) genügt oder ob eine Selbstanzeige nach § 371 AO erforderlich ist. Hierzu heißt es in Rn. 2.6 des Anwen- dungserlasses zu § 153 AO: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstel- len, das gegen das Vorliegen eines Vor- satzes oder der Leichtfertigkeit spre- chen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzel- falls.“ Ein IKS ist also unverzichtbar. 5. Zeitrahmen der Einführung einer Verfahrensdokumentation Seit dem Inkrafttreten der GoBD, das ist der 1.1.2015, muss eine Verfahrens- dokumentation vorliegen. Falsch sind vor allem im Internet verbreitete Hin- weise auf Schonfristen bezüglich eines späteren Inkrafttretens. Bei Betriebsprüfungen wird offenbar vereinzelt die Ansicht vertreten, die Verpflichtung zur Vorlage einer Verfah- rensdokumentation bestehe schon seit Inkrafttreten der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch- führungssysteme vom 7.11.1995 [BStBl I 2015, S. 738], in Kraft getreten am 14.12.1995). Aus einer Nichtvorlage der Verfahrens- dokumentation für die Zeit vor dem 1.1.2015 für den jeweiligen Unterneh- mer nachteilige Folgen anzunehmen, dürfte nach der hier vertretenen Auf- fassung eine unzulässige rückwirkende Verschärfung darstellen. Denn der im Übrigen nur die Finanzverwaltung bin- dende Hinweis in der Rn. 155 der GoBD (vgl. hierzu die Ausführungen unter 1.) ist erst am 1.1.2015 in Kraft getreten. Daran ändert es auch nichts, dass der Begriff „Verfahrensdokumentation“ in den GoBS vom 7.11.1995 mehrfach ge- nannt wurde. Denn weder die Finanz- verwaltung noch die Unternehmer und deren Berater konnten genau beurtei- len, was hierunter zu verstehen ist. Noch viel weniger mussten Unterneh- mer mit derart einschneidenden Fol- gen rechnen. Im Übrigen ist selbst bei der Rechtslage seit dem 1.1.2015 der-

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